كيف ترد على طلب عرض سعر من شركة وتزيد فرصتك

ردود كثيرة تخسر لان المورد رد على طلب ما كان يقدر يفوز فيه من البداية. قبل ما تفتح ملف التسعير، اقرا الطلب كامل مرة وحدة وجاوب على خمسة اسئلة.

هل تقدر تورد كل البنود او بعضها، وهل المشتري يقبل عرض جزئي؟ هل تقدر تسلم رد كامل قبل موعد الاغلاق بالساعة؟ هل تقدر توصل للمكان المحدد في المواعيد المطلوبة؟ هل شروط الدفع تناسبك، مثلا الدفع بعد 60 يوم من الفاتورة؟ وهل عندك كل الاوراق اللي يطلبها المشتري، مثل السجل التجاري وشهادة ضريبة القيمة المضافة وكتالوجات المنتجات؟

اذا جاوبت "لا" على سؤالين او اكثر، فالاعتذار بأدب مع سبب قصير غالبا احسن من عرض ضعيف، ويخلي الباب مفتوح للطلب الجاي.

واذا قررت تقدم، سجل موعد الاغلاق في تقويمك مع تنبيه قبله بيوم عمل، وحدد شخص واحد مسؤول عن الرد.

كل نقطة مو واضحة هي خطر بتسعره او بتدفع ثمنه بعدين. الفجوات المعتادة: مقاس او درجة ناقصة، او ماركة بدون "او ما يعادلها"، او عنوان تسليم مو واضح، او كمية ما تطابق الوحدة.

ارسل كل استفساراتك في رسالة وحدة مرقمة للشخص المذكور في الطلب، وفي بداية مدة التقديم. اذكر رقم البند مع كل سؤال، واحفظ ردود المشتري في ملفك، وطبقها في عرضك.

والجهات الحكومية تشتغل بنفس الطريقة بالنظام. نظام المنافسات والمشتريات الحكومية الجديد يسمح للمتنافسين يرسلون استفساراتهم عن وثائق المنافسة، والجهة لازم ترد قبل نهاية مدة تلقي العروض (المادة 26). الشركة الخاصة تحط قواعدها بنفسها، بس اغلب فرق المشتريات تتوقع الاسئلة مكتوبة وقبل موعد محدد.

واذا الرد غير نطاق العمل، شيك ان موعد الاغلاق للحين مناسب لك، واذا ما يناسبك اطلب تمديد بشكل مكتوب.

الرد القوي يسهل الفحص على المشتري. امش على الطلب بند بند وقول لكل متطلب: مطابق، او مطابق مع ملاحظة، او غير مطابق. وحط هذا في جدول قصير في بداية ردك.

اذا بتعرض منتج مكافئ، او حجم عبوة مختلف، او مدة توريد اطول، اكتبها كاختلاف عن المطلوب في نفس البند. اخفاؤها ما يفيدك، لانها غالبا تطلع وقت التسليم وتكلفك اكثر.

المشتري الرسمي كثير يقرا الرد الفني قبل السعر. في المنافسات الحكومية اللي تتقدم بملفين، النظام يقول ان العروض الفنية تنفتح وتنفحص اول، والعروض المالية للعروض الفنية المرفوضة ترجع لاصحابها بدون ما تنفتح (المادتين 43 و44). ووزارة المالية تنشر ادلة مستخدم منفصلة للمنافسات بمظروف واحد وبمظروفين.

فارفق بالضبط اللي انطلب: الكتالوجات والشهادات واوراق شركتك، وكل ملف باسم واضح. ورقة ناقصة ممكن تنهي فرصتك قبل ما احد يشوف سعرك.

سعر كل بند بوحدات المشتري وترتيبه، واكتب الاجمالي قبل الضريبة، وضريبة القيمة المضافة 15%، والاجمالي شامل الضريبة. دليل كتابة عرض السعر عندنا يوضح الحساب بمثال.

حط سعرك الكامل والنهائي في اصل العرض. النظام الحكومي الجديد واضح في هالنقطة: الاسعار الاجمالية شامل الرسوم والضرائب لازم تكون في اصل العرض، واي تخفيض في خطاب مستقل ما ينعتد فيه حتى لو كان مرفق مع العرض، وما يجوز تعديل السعر بعد التقديم الا في الحالات اللي يسمح فيها النظام بالتفاوض (المادة 40). وكثير من المشترين في القطاع الخاص يمشون على نفس الفكرة.

اكتب مدة صلاحية تناسب الطلب. العروض الحكومية تبقى سارية 90 يوم عمل من تاريخ فتح العروض (المادة 39). وبعض المنافسات الرسمية تطلب ضمان ابتدائي، نسبته في المنافسات الحكومية من 1% الى 2% من قيمة العرض (المادة 41).

سلم عن طريق القناة اللي حددها المشتري وقبل موعد الاغلاق، والنظام يقول ان العروض تنقبل بس خلال المدة المحددة (المادة 36).

اطلب تأكيد قصير ان ردك وصل كامل. العرض اللي يروح في البريد المزعج او الرفع اللي فشل نتيجته مثل اللي ما انرسل.

رد على اي طلب توضيح من المشتري بسرعة وبشكل مكتوب، ولا تغير سعرك الا اذا فتح المشتري جولة تفاوض. واذا فتحها، دليلنا عن التفاوض على جولات يشرح كيف تستعد.

واذا ما جاك رد، تابع مرة وحدة بأدب قريب من موعد القرار. واذا ما فزت، اسال وش اللي فرق: السعر، او مدة التوريد، او اختلاف عن المطلوب، او ورقة ناقصة. وفي المنافسات الحكومية الجهة لازم تنتظر فترة توقف من 3 الى 10 ايام عمل بعد اعلان الترسية عشان المتنافسين يقدرون يتظلمون (المادة 50)، والمشتري الخاص ما عليه هالقاعدة، فالرد يعتمد على علاقتك معه.

خل عندك سجل بسيط لكل طلب: تاريخ الاستلام، وتاريخ ردك، والسعر، والنتيجة. مع الوقت يوضح لك اي مشترين واي منتجات تستاهل جهدك.

في ENTEK يستقبل المورد طلبات عروض الاسعار، ويقدم عروضه ويتفاوض على جولات، مع خيارات توصيل لكل بند، ويوصله امر الشراء اذا فاز. كل بند له سعره وخيار توصيله، وهذا يناسب الرد بند بند اللي شرحناه فوق.

وتقدر تتابع نسبة الفوز وسرعة الرد على طلبات عروض الاسعار حقتك، وهذا اللي تسميه ENTEK "نظرة على المبيعات واداء طلبات عروض الاسعار". ويغنيك عن السجل اليدوي في الخطوة 5، بدون ارقام مقارنة ولا وعود.

وملف شركتك الموثق فيه رقم السجل التجاري والرقم الضريبي والشهادات والاشخاص الرئيسيين والختم الرسمي، فالاوراق اللي يطلبها المشتري تكون جاهزة في مكان واحد. وENTEK تطلع لك بعد عرض سعر وفاتورة مبدئية مختومة.

وش ما تسويه ENTEK: ما تقدر توعدك انه بتوصلك طلبات او انك بتفوز فيها، وما ترد على اسئلة المشتري بدالك، وهي مو منصة اعتماد ولا بوابة الموردين الخاصة باي مشتري. وللمنافسات الحكومية استخدم منصة اعتماد وقواعد النظام الجديد.