اعتماد مورد: ملف المستندات اللي تطلبها الشركات السعودية من المورد

لما شركة سعودية "تعتمد" مورد، هي تتاكد انه منشأة حقيقية ونظامية وشغالة قبل ما تسمح له يقدم عروض اسعار. وهالتاكد غالبا يكون بالاوراق. عشان كذا كل بوابة موردين وكل نموذج تسجيل يطلب مجموعة مستندات متشابهة.

فيه قائمتين رسميتين توضح الصورة. نوبكو تطلب 5 مستندات: السجل التجاري، وشهادة التأمينات، وشهادة السعودة، وعضوية الغرفة التجارية، وشهادة الزكاة. وارامكو تطلب من المورد اللي داخل السعودية 9 مستندات حكومية و6 مستندات خاصة فيها، منها خطاب البنك.

ما فيه اعتماد مشترك بين الشركات. كل شركة عندها قائمة موردين خاصة وتطلب منك ترفع من جديد. اللي تقدر توفره هو التجهيز: مجلد واحد فيه نسخ PDF واضحة وسارية، مع ملاحظة مين اصدر كل ورقة ومتى تنتهي. وبعدها كل تسجيل جديد يصير رفع ملفات بس، مو ركض ورا الاوراق.

السجل التجاري يصدر من وزارة التجارة. وبياناته الاساسية صارت تتاكد كل سنة عن طريق خدمة التأكيد السنوي في المركز السعودي للاعمال. في هالخدمة تراجع نشاطاتك والعنوان الوطني وبيانات التواصل، فالشركة اللي تشيك على سجلك تشوف بيانات محدثة.

شهادة ضريبة القيمة المضافة تصدر من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك اذا كنت مسجل في الضريبة. والشركات تستخدمها عشان تتاكد من رقمك الضريبي في عروض الاسعار والفواتير.

شهادة الزكاة برضو من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. الهيئة تقول ان الشهادة تطلع من بوابتها بعد ما تقدم الاقرار الزكوي وتسدد المبلغ المستحق. اذا عندك اقرار او دفعة معلقة ما راح تطلع الشهادة، فحلها اول.

شهادة التأمينات تصدر من المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، وتبين وضع منشأتك في التأمينات. وصلاحية شهادة الضريبة والتأمينات والغرفة مو مذكورة في الصفحات اللي قريناها، فشيك على التاريخ المكتوب في كل شهادة.

شهادة السعودة تصدر من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية عن طريق منصة قوى، وتبين ان منشأتك ملتزمة بنسبة السعودة في نطاقات. ونوبكو تحطها ضمن المستندات المطلوبة. صفحة الخدمة الرسمية في موقع الوزارة ما فتحت لما شيكنا، فاقرا الصلاحية في قوى وقت ما تطلعها.

شهادة تصنيف المنشأة تصدر من منشآت، وتأكد ان منشأتك متناهية الصغر او صغيرة او متوسطة. منشآت تقول انها صالحة سنة من تاريخ الاصدار وما عليها رسوم حاليا. وممكن تفيدك في مزايا مثل الاعفاء من الضمان الابتدائي في المنافسات الحكومية، حسب شروط كل جهة.

وجدير خدمة ثانية من منشآت، مجانية، تأهل المنشآت الصغيرة والمتوسطة. منشآت تذكر ان مدة الانجاز 3 ايام عمل. وارامكو تطلب شهادة جدير من المنشآت الصغيرة والمتوسطة اذا تنطبق عليها.

بعض الاوراق تجي منك او من بنكك، مو من نظام حكومي. ارامكو تطلب خطاب من البنك يوضح علاقتك معه، وملف ملكية الشركة، وخطاب المفوضين بالتوقيع اللي يحدد الموظفين اللي يتعاملون مع ارامكو، واقرار موقع بقواعد سلوك الموردين حقها.

عضوية الغرفة التجارية موجودة في قائمة ارامكو ونوبكو. وارامكو تطلب برضو ترخيص الدفاع المدني او ما يعادله، والترخيص الصناعي للمصانع، وتصنيف المقاولين الحكومي لمقدمي الخدمات اذا ينطبق.

وكثير من الشركات بعدها تطلب اوراق عن منتجاتك او انظمتك: شهادات ISO اذا عندك، ونشرات المنتجات الفنية، ومستندات السلامة او الاختبار للاصناف اللي تبيعها. هذي ما لها قائمة وطنية ثابتة. اقرا نموذج كل شركة، وخل اوراقك الخاصة في نفس مجلد الاوراق الحكومية، بنفس طريقة التسمية وملاحظات الانتهاء.

الاسئلة الشائعة في نوبكو فيها اوضح قائمة للي لازم تضبطه. ارفع كل المستندات المطلوبة بصيغة PDF. تاكد ان المستندات سارية وموثقة صح. اعط بيانات بنك دقيقة. تاكد ان البيانات اللي تدخلها مطابقة لمستنداتك الرسمية. استخدم ايميل رسمي للشركة. واختار نوع المورد الصح.

اغلبها عادات بسيطة. سم كل ملف باسم المستند ورقم السجل وتاريخ الانتهاء. خل عندك جدول انتهاء في صفحة وحدة وجدد قبل كل تاريخ بكم اسبوع. ولما تتغير بيانات سجلك، مثل عنوان وطني جديد او نشاط جديد، حدث باقي الاوراق وكل ملف مورد عند الشركات اللي يظهر فيه.

ونوبكو تقول ان المورد المرفوض يقدر يقدم مرة ثانية بنفس رقم السجل، وانها تطلب تصحيح اذا المشكلة في البيانات. يعني الرفض غالبا قائمة تعديلات، مو جواب نهائي.

ENTEK ما تصدر ولا تفحص ولا تعتمد اي ورقة من هذي. ما تصدر سجل تجاري ولا شهادة ضريبة ولا زكاة ولا تأمينات ولا سعودة ولا غرفة ولا منشآت ولا جدير ولا دفاع مدني ولا ISO، وما لها ارتباط بالجهات اللي تصدرها. واي سؤال عن شهادة، شيك عليه مع الجهة اللي تصدرها.

اللي تعطيك ENTEK مكان تعرض فيه بيانات منشأتك للمشترين من الشركات اللي على ENTEK. تسوي ملف شركة موثق فيه رقم السجل التجاري ورقم ضريبة القيمة المضافة والشهادات والاشخاص الاساسيين والختم الرسمي. والمشترين على ENTEK يشوفون هالملف لما يطالعون متجرك وعروضك.

وENTEK تخليك تطلع مستندات تجارية مختومة مثل عرض السعر والفاتورة المبدئية والفاتورة التجارية وقائمة التعبئة وشهادة التحليل COA ونشرات MSDS/TDS والعقود. واستخدم حل فوترة الكترونية متوافق مع هيئة الزكاة لفواتيرك الضريبية. وتقدر تبدا بالخطة المجانية (متجر واحد، 10 RFQ، 10 مستخدمين).